גיוס עובדים – שלבים בדרך להצלחה

מאת: אפרת כהן – מנהלת משאבי אנוש חברת ROI

אין עוררין על כך שמי שעושים מערכת למערכת טובה הם בראש ובראשונה האנשים המרכיבים אותה.
גיוס עובדים ובתוך כך, מציאת המועמד המתאים ביותר הן לתפקיד והן לתרבות הארגונית, היא משימה מאתגרת אך היא מהווה גם הזדמנות. זוהי הזדמנות להעשיר את הארגון בנכס היקר לו מכל – עובדים מוכשרים אשר יצעידו אותו קדימה.
טרום עידן האינטרנט ותקופת הפריחה הכלכלית, היה קושי באיתור מספר ראוי של מועמדים פוטנציאליים לכל תפקיד. כיום המצב שונה ובזכות רשת האינטרנט אנו נחשפים למאגר גדול יותר של מועמדים.

אז כיצד נדע להתמודד עם היקף קורות החיים הגדולה שמציפה אותנו?
איך נצליח למצוא את המועמד המתאים לנו ביותר?

אנו ב-ROI מאמינים כי על מנת להצליח בתהליך, יש לקיים תהליך מובנה בעל מספר שלבים:

תחילה, אנו מגדירים את פרופיל התפקיד. פרופיל התפקיד הינו בעצם הגדרה מפורטת של אופי העבודה ותחומי האחריות.
כנגזרת מפרופיל התפקיד, אנו מגדירים את פרופיל העובד. פרופיל זה כולל רשימה של דרישות, תכונות וכישורים שחשוב שיהיו למועמד. מאחר שהסיכוי שכל הדרישות הללו תופענה אצל אחד מהמועמדים הוא נמוך, כדאי לסדר אותן עפ"י סדר עדיפויות ולהחליט על אילו מהן ניתן לוותר או להתפשר ועל אלו לא.
כעת, לאחר שהגדרנו מה אנו מחפשים, נבחר את הדרך המועדפת לגיוס העובד. קיימות מגוון רחב של דרכים כדוגמת, פרסום מודעה בלוחות דרושים באינטרנט או בעיתון, רשתות חברתיות, חברות כ"א, שירות התעסוקה ועוד. בפרסום המשרה חשוב להקפיד שיופיע מידע על הארגון, תחום עיסוקו, הגדרה של התפקיד לאיוש, תמצית הכישורים הנדרשים ודרישות רלוונטיות כגון איזור מגורים ושעות עבודה.

מומלץ להתחיל בהגדרת התפקיד באופן אטרקטיבי ובולט ורק לאחר מכן לציין את יתרת הפרטים.

השלב הבא הינו סינון קורות החיים בהתאם לקריטריונים שהוגדרו בשלבים הראשונים.במרבית המקרים אם הגדרנו את התפקיד בצורה טובה לא נדרשות יותר מ- 10-20 שניות בכדי לדעת אם קורות החיים מתאימים לפרופיל או לא. ניתן מיד לזהות קריטריונים בולטים כגון רלוונטיות הניסיון, שנות ניסיון, השכלה ועוד ובהתאם לפסול או לשמר.

חשוב לשים לב לנקודות נוספות אשר שופכות אור על המועמד כגון ארגון וסדר, כושר ביטוי, התנסחות, ותק במקומות עבודה, מסלול קריירה, שליטה במחשב, תחביבים ועוד.

המועמדים שעברו את שלב סינון הקורות חיים יעברו ראיון טלפוני ראשוני אשר יכול לסייע לסינון נוסף של קריטריונים פורמאליים.

מומלץ שלא לפסול אישיותית מועמדים בשלב זה שכן יתכן והמועמד הוופתע משיחתנו ולא נמצא במקום נוח לשיחה ולכן לא נשמע במיטבו.

מועמדים שעברו את הראיון הטלפוני יזומנו לראיון עבודה פרונטאלי אשר הינו בעל משקל חשוב בקבלת ההחלטה על התאמתו של המועמד לתפקיד המיועד לו וליכולת שילובו בארגון. יש חשיבות רבה בהכנה לראיון – חשוב לעבור על קורות החיים של המועמד טרם הראיון ולבדוק על אילו נושאים ברצוננו להתעכב עימו.

על הראיון להיות תכליתי וממוקד, מומלץ להתחילו במועד שנקבע ולסיימו לא מעבר ל- 30-40 דקות.

תוכן הראיון- על מנת להכירו בצורה טובה, חשוב כי המועמד ידבר במרבית הראיון ולא המראיין. בתחילת הראיון כדאי לבקש ממנו לספר על עצמו באופן כללי. כך ניתן להתרשם מאילו נושאים הוא מתחיל ולמה נותן חשיבות. לאחר מכן כדאי לתת לו שאלות פתוחות אך ממוקדות בנוגע לניסיונו, ציפיותיו, תכונותיו וכן שאלות הבודקות אלמנטים חשובים לתפקיד כגון יצירתיות, עבודת צוות, הובלת פרויקטים, יכולת עבודה על מספר דברים במקביל ועוד. כמו כן, חשוב לשלב את ערכי הארגון בראיון ולאורך כל תהליך המיון במטרה לוודא את התאמת המועמד לארגון הספציפי, לעובדיו ולתרבות הארגונית.

חשוב להכין מגוון רחב של שאלות מראש על מנת לא "להיתקע" במהלך הראיון.
כמו כן, מומלץ לבקש מהמועמד כמה שיותר דוגמאות והמחשות על דברים שאומר.

מועמדים שעברו את הראיון האישי מגיעים בשלב הבא ב-ROI למרכז הערכה. מרכז ההערכה כולל מס' מועמדים המיועדים בד"כ לאותו התפקיד. המרכז נועד לבחון יכולות מקצועיות לצד מיומנויות בין-אישיות שלא בהכרח באות לידי ביטוי בראיון רגיל, אחד על אחד, אלא רק בקבוצה. האבחון וההתרשמות מהמועמדים נעשה תוך כדי משימות ותרגילים קבוצתיים, זוגיים ואישיים.
ב- ROI ניתן במרכזי ההערכה דגש על התמודדות עם ניתוח אירוע המדמה את עולם התוכן המקצועי שלנו, הן באופן עצמאי והן בקבוצה. היתרונות העיקריים במרכז הערכה הינם יכולת ההתרשמות ממס' רב של מועמדים בזמן קצר יחסית, ע"י מס' בוחנים, ובאבחון כישורים רלוונטיים לתפקיד.

מחקרים מלמדים כי למרכזי הערכה תוקף ניבוי גבוה אך חשוב לזכור כי זוהי סיטואציה מלחיצה ולעיתים אף "משתקת" עבור חלק מהמתמודדים ולכן חשוב להתייחס למכלול השלבים בכדי לא לפספס מועמדים טובים.

כעת ניתן על פי הצורך לשלב גם מבחן מקצועי בהתאם לתפקיד הספציפי. המבחן המקצועי הינו אישי ומאפשר התרשמות נוספת על המועמד. הדגש הניתן בשלב זה הינו על ההתמודדות עם האירוע המוצג בפני המועמד, תהליך החשיבה בניתוח סיפור המעשה והנתונים המצורפים ויכולת ההצגה של המסקנות.

בואו נשבור מיתוס – לא רק מי שפותר נכון את המבחן המקצועי יכול להתקבל לעבודה! חשוב להתייחס לצורת ההתמודדות ולדרך המחשבה ולתת להם משקל משמעותי בהתרשמות, גם אם חלק מהתשובות לא היו מדויקות.

השלבים המתוארים בתהליך המיון הגיוס בחברת ROI מסייעים לנבא את מידת התאמתו הן לתפקיד והן לתרבות הארגונית הנהוגה בחברה. בתום השלבים הללו מתקבלת תמונה ברורה בנוגע למועמד וליכולותיו.
כעת אנו בשלים לקבל את ההחלטה. זה הזמן לשקלל את ההתרשמות ממכלול השלבים, תוצאות הראיונות, המבדקים והמבחנים המקצועיים ולהחליט האם המועמד מתאים לנו.
מועמד אשר התקבל לעבודה מקבל חוזה העסקה ומתואם איתו מועד לתחילת עבודתו בחברה.

האתגר האחרון בתהליך זה ולא פחות חשוב הינו קליטתו של העובד החדש לארגון בהצלחה.
אצלנו ב-ROI מקובל לצוות לכל עובד חדש חונך אשר תפקידו לסייע לו בתחומים מגוונים כדוגמת קליטה חברתית, הכרת נהלים, תרבות ארגונית ועוד, זאת במקביל לתוכנית ההדרכה המקצועית והשילוב בפרויקטים השונים בחברה.

לסיכום, אנו ב-ROI מאמינים כי אם פועלים בהתאם לתהליך גיוס מסודר ומובנה, ניתן להפוך את התהליך הארוך והמייגע ליעיל וממוקד ולמצוא את העובד המתאים ביותר.

אז שיהיה גיוס קל!